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Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

1. Allgemeines

Wir stellen Ihnen diese Datenschutzerklärung, welche sich ausschließlich auf die im Rahmen des Online-Bewerbungsverfahrens erhobenen Daten bezieht, zur Verfügung, um Sie darüber zu informieren, wie wir mit Ihren im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten bei uns umgehen.

2. Verantwortliche

Verantwortliche im datenschutzrechtlichen Sinn im Rahmen des Bewerbungsprozesses sind die Visivo Consulting GmbH (marktguru Österreich) und die marktguru Deutschland GmbH. Ausnahmen werden in diesen Datenschutzhinweisen erläutert.

2.1 Kontakt 

Visivo Consulting GmbH 
Weyrgasse 8/11
1030 Wien, Österreich
datenschutz@marktguru.com

marktguru LLC – Information Technology Company
by Visivo Consulting GmbH
Davit Anhaght 23/6,
0069 Jerewan, Armenien
dataprotection-armenia@marktguru.com 

marktguru Deutschland GmbH
Sendlinger Straße 23
80331 München, Deutschland
datenschutz@marktguru.de 

Datenschutzbeauftragter:
Maximilian Hartung
eDSB – Datenschutzbeauftragter
SECUWING GmbH & Co. KG | Datenschutz-Agentur.de
Frauentorstraße 9
86152 Augsburg, Deutschland
epost@datenschutz-agentur.de

2.2 Details der gemeinsamen Verantwortlichkeit

In bestimmten Fällen handeln die Visivo Consulting GmbH (marktguru Österreich), marktguru LLC und die marktguru Deutschland als sogenannte gemeinsam Verantwortliche.

Dies bedeutet, dass sie gemeinsam über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten entscheiden. 

Es wurde zwischen den gemeinsam Verantwortlichen eine entsprechende Vereinbarung geschlossen („Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortlichkeit“). Diese sieht insbesondere das Folgende vor: 

  • Die Visivo Consulting GmbH ist dafür verantwortlich, Sie über den Inhalt der Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortlichkeit zu informieren. 

  • Ihre Rechte können Sie gegenüber jedem der gemeinsam Verantwortlichen geltend machen.

  • Die Visivo Consulting GmbH informiert Sie in den vorliegenden Datenschutzhinweisen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.

  • Alle gemeinsam Verantwortlichen ergreifen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein angemessenes Schutzniveau für personenbezogene Daten zu gewährleisten, die im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit verarbeitet werden.

  • Alle gemeinsam Verantwortlichen setzen angemessene Schutzmaßnahmen für die Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR).

3. Welche Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir im Rahmen des Bewerbungsprozesses?

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Wenn wir personenbezogene Daten verarbeiten, bedeutet dies, dass wir diese z. B. erheben, speichern, verwenden, an andere übermitteln oder löschen.

Sollten Sie sich bei uns auf elektronischem Wege, also per E-Mail oder über unser Webformular, bewerben, dann erheben und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.

Insbesondere sind dabei folgende Daten betroffen: 

  • Name (Vor- sowie   Nachname)

  • E-Mail-Adresse

  • Telefonnummer

  • LinkedIn-Profil (optional)

  • Wohnort (optional)

  • Geschlecht (optional) 

  • Geburtsdatum (optional)

  • Kanal, wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, aussagekräftige Dokumente wie ein Anschreiben, Ihren Lebenslauf und Zeugnisse hochzuladen. Darin befinden sich ggf. weitere personenbezogene Daten wie Geburtsdatum, Adresse etc.

4. Wer bekommt Ihre personenbezogenen Daten und warum?

4.1 Interne Datenempfänger

Auf Ihre Daten haben nur autorisierte Mitarbeitende aus dem Personalbereich bzw. in das Bewerbungsverfahren involvierte Mitarbeitende Zugriff. 

Bitte beachten Sie, dass Ihre Daten nicht nur von der Visivo Consulting GmbH (marktguru Österreich), sondern auch von der marktguru Deutschland GmbH verarbeitet werden. Mitarbeitende aus dem Personalbereich aller beteiligten Gesellschaften arbeiten im Recruiting eng zusammen. Sollten Sie sich um eine Stelle beworben haben, die auch in Armenien besetzt werden kann, d. h. bei marktguru LLC, werden Ihre Bewerbungsdaten von Personalverantwortlichen bzw. im Bewerbungsverfahren involvierten Mitarbeitenden dieser Gesellschaft auch verarbeitet.

Mehr dazu sh. im Abschnitt „Details der gemeinsamen Verantwortlichkeit“.

4.2 Weitergabe der Daten an Dritte

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns grundsätzlich nur dann an Dritte gegeben, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, wir oder der Dritte ein berechtigtes Interesse an der Weitergabe haben, Ihre Einwilligung hierfür vorliegt oder dies zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist.

Wir können personenbezogene Daten gegenüber einem Dritten insbesondere dann offenlegen

  • wenn wir hierzu aufgrund gesetzlicher Vorgaben oder durch vollstreckbare behördliche oder gerichtliche Anordnung im Einzelfall verpflichtet sein sollten;

  • im Zusammenhang mit Rechtsstreitigkeiten (gegenüber Gerichten oder unseren Anwälten) oder Betriebsprüfungen (gegenüber Wirtschaftsprüfern);

  • im Zusammenhang mit möglichen strafbaren Handlungen gegenüber den zuständigen Ermittlungsbehörden;

  • im Falle eines Verkaufs des Geschäftsbetriebs (gegenüber dem Erwerber und seinen Rechts- und Steuerberatern).

Bei einer Übermittlung auf Basis einer Einwilligung kann die Erläuterung auch bei Einholung der Einwilligung erfolgen.

4.3 Weitergabe von Daten an Dienstleister (Auftragsverarbeiter)

Wir behalten uns vor, bei der Erhebung bzw. Verarbeitung von Daten Dienstleister einzusetzen. Dienstleister erhalten von uns nur die personenbezogenen Daten, die sie für ihre konkrete Tätigkeit benötigen. So kann z. B. Ihre E-Mail-Adresse an einen Dienstleister weitergegeben werden, um mit Sie per E-Mail zu kontaktieren. Dienstleister können auch damit beauftragt werden, Server-kapazitäten zur Verfügung zu stellen. Dienstleister werden in der Regel als sogenannte Auftragsverarbeiter eingebunden, Ihre personenbezogenen Daten nur nach unseren Weisungen verarbeiten dürfen.

Wir geben personenbezogene Daten u. a. Auftragsverarbeiter, die ihren Sitz in Nicht-EWR-Ländern haben. In diesem Fall stellen wir vor der Weitergabe sicher, dass beim Empfänger entweder ein angemessenes Datenschutzniveau besteht (z. B. aufgrund einer Angemessenheitsentscheidung der Europäischen Kommission für das jeweilige Land gemäß Art. 45 DSGVO oder die Vereinbarung sogenannter EU-Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission mit dem Empfänger gemäß Art. 46 DSGVO unter Durchführung von sogenannten Transfer Impact Assessments und, soweit erforderlich, Implementierung zusätzlicher Schutzmaßnahmen, Modul 1 (für Empfänger, die Verantwortliche sind) oder Modul 2 (für Empfänger, die Auftragsverarbeiter sind)) bzw. eine ausdrückliche Einwilligung betroffener Personen vorliegt.

Hierbei handelt es sich um Dritte, bzw. Auftragsverarbeiter in folgenden Ländern: USA.

Für die USA ist die Europäische Kommission zu dem Schluss gekommen, dass dort ein angemessenes Datenschutzniveau besteht, sofern der Datenempfänger am Data Privacy Framework (DPF) teilnimmt und eine aktuelle Zertifizierung hierfür besitzt. Soweit die Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten in den USA sitzen und am DPF teilnehmen, verlassen wir uns daher auf diese Angemessenheitsentscheidung (Art. 45 DSGVO).

Im Rahmen des Bewerbungsverfahren werden Ihre personenbezogenen Daten in unserem Auftrag von folgenden Dienstleistern verarbeitet:

  • IT-Dienstleister (technischer Support), EU/EWR-Raum, USA

  • IT-Dienstleister (Hosting), EU/EWR-Raum, USA

  • IT-Dienstleister (Bewerbungsplattform), EU/EWR-Raum
    Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Personio GmbH, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet (    https://www.personio.de/impressum/), betrieben. Personio ist in diesem Zusammenhang unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen uns als verantwortliche Stelle und Personio.

  • IT Dienstleister (Kommunikationstools (E-Mail, Videocalls) und Ablage), EU/EWR-Raum, USA

  • IT Dienstleister (Telefon), EU/EWR-Raum bzw. Armenien im Fall von Bewerbungen aus Armenien

5. Zwecke und Grundlagen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei Bewerbungen und im Bewerbungsverfahren

5.1 Bewerbungsverfahren

Mit dem Absenden einer Bewerbung auf unserer Recruiting-Seite bekunden Sie Ihr Interesse, eine Beschäftigung bei uns aufnehmen zu wollen. Sie übermitteln uns in diesem Zusammenhang personenbezogene Daten, die wir ausschließlich zum Zwecke der Bearbeitung Ihrer Stellensuche/Bewerbung nutzen und speichern. Dabei findet die Datenverarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit a DSGVO) statt, die Sie uns im Rahmen des Versands Ihrer Bewerbung erteilen. 

Soweit es für die Stellenbesetzung erforderlich ist, können wir ergänzend öffentlich zugängliche Informationen über sie verarbeiten, zum Beispiel aus beruflichen Netzwerken wie LinkedIn oder Xing.

Sollten wir die personenbezogenen Daten aus anderen Quellen als Ihrer Bewerbung verarbeiten, informieren wir Sie gesondert gemäß Art. 14 DSGVO.

Die Speicherung der personenbezogenen Daten erfolgt grundsätzlich ausschließlich für den Zweck der Besetzung der vakanten Stelle, für die Sie sich beworben haben. 

5.2 Aufnahme in den Talent Pool

Wenn Sie zustimmen, nach Abschluss des Auswahlverfahrens in unseren Talent Pool aufgenommen zu werden, speichern wir Ihre Bewerbungsdaten für maximal zwei Jahre bzw. bis zu einem Widerruf. Dabei findet die Datenverarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit a DSGVO) statt.

5.3 Weitere Datenverarbeitungen bei der Anstellung

Sofern Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ein Angebot für eine Anstellung bei uns erhalten und dieses annehmen, speichern wir die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten mindestens für die Dauer des Angestelltenverhältnisses. (Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit Art. 88 DSGVO und ggf. § 26 BDSG (Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses)). diesem Fall erhalten unsere Mitarbeitenden eine umfassende Datenschutzinformation.

6. Wie lange speichern wir Ihre Daten?

6.1 Bewerbungsverfahren

Ihre Daten werden über einen Zeitraum von sechs Monaten über die Beendigung des Bewerbungsverfahrens hinaus gespeichert. Dies erfolgt zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen bzw. der Abwehr von etwaigen Ansprüchen aus gesetzlichen Vorschriften. Anschließend sind wir verpflichtet, Ihre Daten zu löschen bzw. zu anonymisieren. In diesem Falle stehen uns die Daten nur noch als sogenannte Metadaten ohne direkten Personenbezug für statistische Auswertungen zur Verfügung (beispielsweise Frauen- bzw. Männeranteil an Bewerbungen, Anzahl an Bewerbungen pro Zeitraum etc.).

6.2 Aufnahme in den Talent Pool

Wenn Sie einer längeren Speicherung zustimmen, nehmen wir Ihre Daten in unseren Talent Pool auf. Dort werden sie für maximal zwei Jahre gespeichert und danach automatisch gelöscht. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit per E-mail oder Post widerrufen. 

6.3 Weitere Datenverarbeitungen bei der Anstellung

Über Speicher- bzw. Aufbewahrungsfristen im Kontext der Arbeitsverhältnisse werden unsere Mitarbeitenden gesondert informiert.

7. Betroffenenrechte

Sofern durch uns als verantwortliche Stelle personenbezogenen Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art.15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art.16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben sie nach Art. 7 III DSGVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung.

Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die in diesem Online-Bewerbungsverfahren verarbeiteten Daten an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe Ziffer 2.).

8. Abschließende Bestimmungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen des Bewerbungsverfahrens oder Ähnlichem abzubilden. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite

Allgemeines

Diese Recruiting-Seite wird von der Personio SE & Co. KG betrieben, einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, welches eine Personalverwaltungs- und Bewerbungsmanagement-Software anbietet (https://www.personio.com/legal-notice/). Data). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten ist allein das Unternehmen verantwortlich im Sinne von Art. 24 DSGVO, das dieses Online-Bewerbungsverfahren durchführt. Personio ist lediglich Betreiber der Software und dieser Recruiting-Seite und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Personio ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der verantwortlichen Stelle und Personio. Zudem verarbeitet die Personio SE & Co. KG zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb dieser Recruiting-Seite, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRA 115934
Registergericht: Amtsgericht München
Datenschutzbeauftragter: privacy@personio.com

Zugriffsprotokolle („Server-Logs“)

Mit jedem Zugriff auf diese Recruiting-Seite werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Ohne diese Daten wäre es technisch teilweise nicht möglich, die Inhalte der Software auszuliefern und darzustellen. Zudem ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe-, Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können die anonymen Informationen für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Erfasst werden allgemein Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Der Umfang dieser Protokollierung geht nicht über den gängigen Umfang jeder anderen Webseite im Internet hinaus. Die Speicherdauer dieser Zugriffsprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Fehlerprotokolle („Error-Logs“)

Zum Zwecke der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können (berechtigtes Interesse). Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/-spezifikation erfasst. Die Speicherdauer dieser Fehlerprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Einsatz von Cookies

Teilweise werden auf dieser Recruiting-Seite sogenannte Cookies eingesetzt. Dies sind kleine Textdateien, welche auf dem Gerät, mit welchem Sie auf diese Recruiting-Seite zugreifen, gespeichert werden. Grundsätzlich dienen Cookies dazu, die Sicherheit beim Besuch einer Website zu gewährleisten („unbedingt erforderlich“), gewisse Funktionalitäten wie Standard-Spracheinstellungen umzusetzen („funktional“), das Nutzungserlebnis oder die Performance auf der Webseite zu verbessern („Performance“) oder zielgruppenbasierte Werbung auszuspielen („Marketing“). Auf dieser Recruiting-Seite kommen grundsätzlich nur unbedingt erforderliche, funktionale und Performance Cookies zum Einsatz, insbesondere zur Umsetzung gewisser Voreinstellungen wie bspw. der Sprache, zur Identifizierung des Bewerbungskanals oder zur Analyse der Performance einer Stellenausschreibung, über die eine nutzende Person auf diese Recruiting-Seite gelangt ist. Die Nutzung von Cookies ist für die Erbringung unserer Dienstleistungen und damit für die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 (1) b) DSGVO) zwingend erforderlich. Speicherdauer: Bis zu 1 Monat bzw. bis zur Beendigung der Browser-Session Widerspruchsrecht: Sie können über Ihre Browser-Einstellungen selbst bestimmen, ob Sie Cookies erlauben oder der Nutzung von Cookies widersprechen möchten. Bitte beachten Sie, dass eine Deaktivierung der Cookies zu einer eingeschränkten oder komplett unterbundenen Funktionalität dieser Recruiting-Seite führen kann.

Betroffenenrechte

Sofern durch die Personio SE & Co. KG als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie nach Art. 7 III DSGVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung. Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die für den Betrieb dieser Recruiting-Seite verarbeiteten Daten an den Datenschutzbeauftragten der Personio SE & Co. KG (siehe Ziffer B.).

Abschließende Bestimmungen

Personio behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.